10 съвета за етикета за бизнес имейли

Електронната поща е заменена с кореспонденция, но това не означава, че този по-бърз подход към комуникацията трябва да бъде по-малко професионален от традиционния си колега. Етикетът за електронна поща в действителност може да има повече изисквания от обикновената поща, особено когато става въпрос за използване на функции за електронна поща като Forward, CC и BCC.

Използвайте информационна линия

Избирането на правилната тема не обръща внимание само на електронната ви поща, но е и интелигентен начин да привлечете вниманието към обекта и да избегнете объркване. Ако пишете за насрочване на конферентно повикване, „Con Call“ не е добра тема. „Конферентният разговор с Joe's Warehouse“ дава на получателите повече информация и улеснява търсенето във входящата ви поща и справочни файлове, когато трябва да изтеглите нещо в бъдеще.

Бъдете разумни в „Изпрати на ред“

Всеки, който някога е участвал в безкрайна верига от имейл „отговори на всички“, осъзнава, че не всеки трябва да бъде копиран на всеки имейл през цялото време. Когато решавате кой трябва да получи вашия имейл, запитайте се дали този човек наистина трябва да бъде в цикъла. Ако планирате среща със своя главен изпълнителен директор, непременно копирайте вашия асистент и помощника на шефа ви, за да помогнете за координиране на процеса, но няма нужда да се обръщате към други хора, освен ако нямат залог на срещата или на резултатите от нея.

Знайте кой да CC

Разбира се, има моменти, когато е уместно да се копира или да се копират няколко други страни. Това включва, когато имейлът е:

• Намиране на време за групова среща

• Искане на информация за проект или идея

• Поддържане на някой като мениджър на проекти в разговорния цикъл

Много хора използват функцията CC на бизнес имейла, за да демонстрират на другите, че се предприемат действия. Например, ако се свържете с потенциален клиент, бихте могли да удостоверите, че вашият началник ще покаже, че взаимодействието върви добре като учтивост или FYI.

Използвайте Blind Copy главно за поверителност на получателя

Сляпото копиране е по-скоро въпрос на здрав разум, отколкото на етикет, но има време и място за неговото използване, особено като функция за неприкосновеност на личния живот. Например, ако изпращате имейл от голяма група, кажете на конкретна група клиенти, като използвате функцията BCC, ви позволява да запазите списъка с получатели частен. Не злоупотребявайте с тази функция, като прехвърляте неподходящи страни към разговор, който изглежда частен.

Бъдете внимателни с напред

Функцията за препращане на имейл е удобен, но потенциално опасен бизнес имейл метод, ако се използва неправилно. Когато препращате имейл, внимателно прочетете съдържанието на цялото съобщение, особено ако е верига, преди да натиснете бутона Изпращане. В груповите съобщения понякога се добавя или отхвърля получател, особено ако има непрекъснат разговор с чувствителен характер. Вие не искате да преминете по невнимание нещо, което показва разговор или материал, който не е предназначен за очите им.

Не използвайте редовно Отговор на всички

Подобно на безкрайните КТ и Напред, функцията Отговор на всички може да бъде полезна или неудобна. Помислете дали наистина трябва да отговорите на всички в групова електронна поща или ако невъзможните страни могат да бъдат извадени от веригата. Това е особено важно, когато се занимавате с списъци с имейл групи.

Препратки към прикачените файлове в имейла си

Имейлът улеснява бързото споделяне на документи, презентации, слайдове и снимки. Въпреки това, когато става въпрос за препращане на прикачен файл, повечето системи пускат прикачени файлове след един или два кръга, за да спестят място на сървъра. Ако изпращате на някого прикачен файл, препратете го в имейла си и проверете отново дали е прикачен, преди да го изпратите.

Спрете да казвате „Да“

И спрете да казвате „не“. Електронната поща за бизнес е бърз начин да зададете на колегите бързи въпроси и макар да е лесно да отговорите с бърз отговор „да“ или „не“, уверете се, че отговорът ви е ясен и не изисква изясняване. Ако някой зададе два въпроса в един имейл, отговорете с два отговора и направете вашето съобщение точно.

Спазвайте основните качества

Професионализмът все още се изисква в бизнес имейлите, особено когато изпращате имейли на началници или клиенти и когато се занимавате с проблеми с обслужването на клиенти. По-специално, първата част от веригата на електронната поща трябва да започне с поздрав като „Здравей“ или „Уважаеми“. Използвайте блок за подпис при приключване на имейла си, който включва и вашето заглавие и информация за контакт.

Не злоупотребявайте с функцията с висок приоритет

Не бъдете момчето, което извика вълк, маркирайки всичко “спешно”. Това е дразнещо, а вашите колеги и клиенти ще се възмущат. Промяната в дневния ред на среща с шефа, която започва след пет минути, е спешна. Безплатни понички в стаята за почивка следващия петък не е така.

Когато става въпрос за бизнес кореспонденция, винаги е по-добре да се заблуждаваме от страна на професионализма и традиционните протоколи за кореспонденция, отколкото да се намираме като флип или небрежен.