10 начина за подобряване на писането на работното място

Вашите умения за писане могат да помогнат на бизнеса ви да расте. Колкото по-добре комуникирате на хартия, чрез имейли, така и в публикувани парчета като бюлетини и статии, толкова повече хора разбират вашата визия и напредъка, който правите, за да донесе тази визия на живот.

Използвайте думи, които се отнасят до хората

Когато е възможно, поставете хората в писането си. Напишете „мениджъри“ вместо „мениджмънт“. Използвайте думи като „вие, те, г-н Робъртс“ или „служители“ вместо абстракции като „работната сила“, „за кого може да се отнася“, „отговорника“. Или „заинтересовани страни.” Стремете се да включите препратки към конкретни хора, за да хуманизирате вашето писане.

Нарежете жаргон

Вашата индустрия може да изисква много ключови фрази или думи, но където е възможно, да изрязва жаргон в полза на обикновена реч. Например, една фраза като „координирани методологии“ може просто да бъде преформулирана „да работим заедно“. Жаргонът се стреми да разделя писането ви от читателя, затова намерете по-прости начини да кажете същото нещо, което казва жаргонът. Ако трябва да използвате жаргон, обяснете го възможно най-ясно.

Ползи срещу функции

Съсредоточете писането си върху ползите за читателя, а не върху подробностите за позицията, продукта или проблема. Обяснете ясно защо вашият читател ще се възползва от това, което пишете, и следвайте това чрез изясняване на тези ползи.

Paragraphing

Разбийте текста на възможно най-много параграфи. Тежките блокове от непрекъснат текст могат да сплашат читателя и да го накарат да пропусне повечето от това, което пишете. Всеки параграф трябва да има една тема. Ако откриете, че добавяте тема в абзац, започнете нова.

Пишете за своята аудитория

Дръжте внимателно вашата публика, докато пишете. Парче за инженерите изисква много различен език, отколкото парче за вашите работници. Помислете за вашите читатели, докато пишете и избирате думи, които могат да разберат.

Използвайте Bullet Точки

Не е нужно да пишете изречения за всичко, което искате да кажете. Ако можете да групирате няколко ключови идеи и да ги изброите като точки от куршуми, вие осигурявате визуална прекъсване в текста и облекчавате скуката за вашите читатели да прекосяват чрез изречение след изречение.

Вари дължина на изречението

Следвайте кратки изречения с дълги. Промяната на дължината на изречението може да ви помогне да запазите интереса на читателите си. Опитайте се да обърнете внимание на ритъма на това, което пишете, като структурирате параграфите си с различни дължини на изреченията. Можете дори да включвате фрази, които съдържат една или две думи. Например: „Отделът за обслужване на клиенти каза, че е твърде зает, за да помогне на клиента. Представи си това."

Използвайте глави и подзаглавия

Разделете дълъг текст с заглавия и подгласи. Можете да ги поставите в удебелен шрифт, така че читателят да има разнообразни визуални знаци. Този четец също може да се върне и препрочита секции, които са ясно маркирани със заглавие.

Обобщете в началото и в края

Кажете на вашите читатели какво ще говорите, предоставете този материал и след това обобщете казаното. Вашето въведение и заключение могат да доведат до ума ви и да помогнат на читателите да си спомнят какво се опитвате да предадете.

Използвайте повторение

Не се страхувайте да се повтаряте. Добре е да кажете нещо по два или три начина. Това помага да се гарантира, че всички читатели ще схванат Вашата точка, особено ако повторението използва различен език от първоначалното изречение.