3 Видове бизнес документи
Бизнесът се занимава със стотици различни видове документи, но документите обикновено могат да бъдат класифицирани като информативни, отрицателни или убедителни. Видовете съобщения могат да се припокриват; например, едно съобщение може да бъде както отрицателно, така и информативно. Почти всички бизнес документи се опитват да използват посланието на документа за изграждане на добра воля чрез адаптиране към нуждите на целевата аудитория. Писателите адаптират документите в зависимост от редица променливи на аудиторията, включително размера, позицията и характеристиките на аудиторията.
Информационни документи
Информационните документи включват финансови отчети, бюлетини, изследователски доклади, обобщения, благодарствени бележки и корекции в сметката. Предаванията са друга форма на информативно съобщение, което обяснява какво се изпраща. Факсове и имейли с прикачени файлове често се доставят с писма за предаване. За да се предостави желаното съобщение, информативните документи трябва да бъдат подходящи и кратки, или просто, ако не е възможно да се направи кратко. Положителните информационни документи не се нуждаят от същото ниво на изграждане на добра воля като убедителни или отрицателни документи, но информационни съобщения все още трябва да проявяват внимание към целевата аудитория.
Отрицателни документи
Отрицателните документи се използват за редица цели, често за извинение или обяснение на негативна ситуация. Видовете отрицателни документи включват откази, дисциплинарни известия, отрицателни оценки, съкращения и уволнения. За да изграждат или ремонтират добра воля, авторите на негативни документи могат да се опитат да преработят информацията като положителна или убедителна. Писателите на преработените отрицателни документи трябва да гарантират, че отрицателните елементи все още се разбират и че аудиторията разбира съобщението, което е предназначено за документа.
Убедителни документи
Убедителните документи се опитват да убедят публиката да се присъедини към гледната точка на писателите. Реклами, автобиографии, атестации за изпълнение и жалби за набиране на средства са всички видове убедителни документи. Писането на убедителен документ може да отнеме малко повече стратегия, отколкото да се напишат други видове документи, защото авторът трябва да предвиди и да се справи с потенциалните възражения на аудиторията. Убедителните писатели на документи могат да обърнат внимание на възраженията на аудиторията, като се обръщат към емоциите и предлагат причини да предприемат незабавни действия.
Изграждане на добра воля
В допълнение към другите цели, бизнес документите обикновено изграждат или възстановяват добра воля с предвидената аудитория. Репутацията позволява на публиката да знае, че подателят на документи е внимателен и приятелски настроен. Това разглеждане прави по-голяма вероятността аудиторията да разбере и действа по повод на документа. Авторите на документи демонстрират добра воля, като организират информация, за да отговарят на нуждите на аудиторията, като подчертават положителната информация, показват учтивост и структурират документа според бизнес и индустриалните стандарти