5 стъпки към процеса на комуникация на работното място

Като собственик на малък бизнес, вероятно ще прекарвате по-голямата част от всеки ден в общуване - общувайки с вашите служители, клиенти, потенциални клиенти, продавачи, както и кой знае кой-друг. Така че, изглежда като умна идея да опресните паметта си за петте стъпки в процеса на комуникация, така че да можете да изострите уменията си. Инженерът по електротехника Клод Елууд Шанън публикува това, което стана известно като „майката“ на всички комуникационни модели в списание по математика през 1948 г. Неговите идеи живеят, съчетани с някои съвременни предизвикателства, които собствениците на малък бизнес често срещат на работното място.

Формулирайте идея

За много собственици на бизнес, формулирането на идея за съобщение е най-лесната стъпка в процеса от пет стъпки, защото има импулс. Посланието често попада в категорията „добри новини“ („ Давам ви промоция! “) Или категорията „не толкова добри“ („ Вашият недоволен клиент е подал нова жалба “).

Предизвикателство за собственика на малкия бизнес: След като сте привлекли вниманието на някого, може да се изкушите да поставите и други въпроси на масата. Но не рискувайте да разреждате или обърквате вашето съобщение; придържайте се към една тема и дръжте внимателно фокуса върху нея.

Кодирайте и развивайте посланието

“Кодиране” е друг начин да се каже, че идеята се преобразува или превежда в съобщение. Ако някога сте мислили: „Знам какво искам да кажа; Просто не знам как да го кажа, тогава вероятно сте останали на стъпката на кодиране. Тя може да бъде по-сложна, отколкото мислят много собственици на малки фирми.

Предизвикателство за собственика на малкия бизнес: Вземете си време с тази важна стъпка и, както често правят писателите, „говорете“ си чрез груби петна. Изберете внимателно думите си, като изберете ясни, директни думи и термини. Избягвайте риторични въпроси, които могат да объркат получателя на съобщението ви.

Съобщението пътува през средата

Първо, трябва да решите кой носител е най-подходящ за вашето съобщение, преди да го изпратите. Повечето комуникации се случват чрез визуални или слухови медии. Помислете за среща лице в лице, за да бъде комбинация от двете, която може да е идеална за вашите цели, тъй като можете да укрепите думите си с невербални знаци.

Предизвикателство за собственика на бизнеса: Помислете за средата, в която се намира средата. Това може да попречи на точното декодиране на вашето съобщение. Ако например околната среда е прекалено гореща, шумна или по друг начин разсейва, преразгледайте избора си.

Получател получава и декодира съобщение

Няма съмнение, че това може да бъде най-несигурната стъпка в процеса на комуникация. И ако избирате лична среща с служител или клиент, вероятно ще осъзнаете този факт, когато видите лицето на получателя да изглежда объркано.

Предизвикателство за собственика на малкия бизнес: Не забравяйте да поставите фокуса къде принадлежи: на интерпретацията на получателя на вашето съобщение. (Казано по-просто, вие сте имали свой ред, сега той е негов.) Той може да задава въпроси, докато се опитва да тълкува, анализира и разбира посланието, но не винаги. Дай му малко време да го направи.

Обратната връзка от получателя приключва процеса

Обратната връзка е от решаващо значение за процеса на комуникация от пет стъпки, тъй като помага да се гарантира правилното разбиране на дадено съобщение. В срещи лице в лице обратната връзка може да бъде предоставена незабавно, което предлага предимство. Писмена комуникация и отговор (като например в имейл) могат да бъдат предпочитани от собствениците на малки предприятия, които се борят с времето. Но между потенциала за закъснения и погрешно изтълкувани думи и акценти, той може да подкопае най-добрите намерения на собственика на бизнеса.

Предизвикателство за собственика на малкия бизнес: Дори ако получателят ви кима в съгласие - винаги добър знак - вземете допълнителна стъпка, като го помолите да го преформулира за ваша полза. Това е умение за активно слушане, което се изтъква, защото може да смекчи сривовете в комуникацията. Не е изработен от Клод Елууд Шанън, но е вероятно той да е одобрил ясния си стил. Той знаеше, както и всеки друг, колко много препятствия могат да попречат на „простата“ двупосочна комуникационна дейност.