5 Видове бизнес документи

Дружеството използва документи, за да комуникира, извършва сделки и анализира производителността си. Бизнес документите варират от кратки имейл съобщения до сложни правни споразумения. Някои документи се изготвят от служители и собственици на фирми, а други се изготвят от професионалисти извън компанията, като счетоводители и адвокати. Тъй като документите предоставят доказателства за взаимоотношенията на дадена организация и могат да бъдат отнесени за години напред, е важно те да бъдат добре написани.

Имейли и меморандуми

Служителите обикновено използват електронна поща, за да предават информация един на друг. Преди електронната поща да е станала преобладаваща, бяха използвани меморандуми за вътрешни съобщения. Бележките все още се използват в ситуации, в които съобщението е предназначено да придружава конкретен файл и в случаи, които изискват повече поверителност, отколкото имейл.

Както бележка, така и имейл идентифицират изпращача и получателя и съдържат тематичен ред. Текстът е форматиран в един или повече параграфа.

Бизнес писма за външна комуникация

Бизнес писма се използват за комуникация с физически лица извън офиса. Получателите могат да включват клиенти, колеги от други фирми, доставчици на услуги, професионалисти, които съветват бизнеса, държавни служители и кандидати за работа. Бизнес писмото обикновено се форматира в стил блок, в който всички елементи на буквата, с изключение на бланката, се подравняват с лявото поле.

Може да бъде изпратен по имейл или по пощата. Ако в текста на имейл се изпрати писмо, изпращачът включва неговото име, длъжност и информация за контакт в долната част на имейла.

Бизнес отчети за предаване на информация

Бизнес докладите предават информация във формат, който е по-формален и обикновено по-дълъг от писмо. Докладите обхващат различни теми, като спазване на изискванията за безопасност, данни за продажбите, финансови данни, проучвания за осъществимост и маркетингови планове. Те могат да включват статистика, графики, графики, изображения, казуси и резултати от изследването. Някои доклади се публикуват в полза на инвеститорите. Ако отчетът е периодичен, като например месечен отчет за продажбите, шаблонът се използва за удобство и дава възможност за сравнение с предишни доклади.

Транзакционни документи за осъществяване на бизнес с клиенти

Дружеството използва документи за осъществяване на бизнес с клиентите си. За да спестите време, тези документи могат да бъдат форматирани като форма, като например формуляр за поръчка, предавателна страница, фактура или разписка. Използваните видове транзакционни документи се различават до известна степен от естеството на бизнеса. Застрахователният агент например генерира застрахователни заявления и политики, докато кредиторът използва заявления за кредит и документи за ипотека.

В някои области предприятията сключват споразумения и договори с други; тези документи могат да бъдат изготвени от адвоката на компанията.

Финансови документи за управление на бизнеса

Бизнесът използва финансови документи, за да остане в рамките на своя бюджет, изготвя бюджетни предложения и подава данъчни декларации. Тези документи включват записи за получаване, отчети за заплатите, платени сметки, банкови извлечения, отчети за приходите, баланси и формуляри за данъчни отчети. Тези документи могат да бъдат изготвени от счетоводителя на дружеството.

Собственикът на бизнеса използва тези документи, за да определи финансовия успех на компанията и да идентифицира области, които са непродуктивни. Ръководител на отдел може да използва финансови документи за изготвяне на предложение за бюджет.