7 стъпки към дружество без хартия

В безхартиена компания, можете да замените редовете на картотеки и купчини мъртви дървета с растения в саксии и чисто пространство. Конвертирането на съществуващи файлове в електронен формат ги прави по-лесни за съхранение, споделяне и търсене. С правилната електронна система за архивиране на място, офис без хартия също е безопасен от загубени или повредени файлове.

Вземете вход за служител

Ако вашите служители са колебливи или устойчиви на преминаването към офис без хартия, никога няма да направите преминаването успешно. Започвайте рано и често с възможно най-много служители за безхартиени алтернативи на текущите им работни потоци. Определете членовете на персонала, които са най-заинтересовани от преминаването към безхартиено, и ги включете в пилотни проекти за преобразуване на части от бизнеса. Например, рецепционистът би могъл да има навика да изпраща гласови съобщения по електронната поща, вместо да ги записва.

Премахване на файлове

Няма смисъл да сканирате и конвертирате документи, които всъщност не са ви нужни. Започнете с сортиране на съществуващите файлови шкафове или купчини хартия и премахване на остарели материали, като например стари бележки или изтекли наръчници, които просто не ви трябват. Консултирайте се с вашия адвокат и счетоводител, за да научите колко години трябва да пазите разписки и бизнес записи.

Съществуващи документи за сканиране и разпознаване

Закупете скенер, който се доставя с OCR софтуер, който автоматично сканира документи в PDF или Word файлове за търсене. Двустранният скенер с голям обем, който приема множество размери хартия, от разписки до правни размери, трябва да отговаря на нуждите на повечето работни места. За офиси, които не могат да избегнат редовното сканиране на големи обеми документи, помислете дали да дадете на всеки служител настолен скенер, за да елиминирате линиите в една по-голяма машина.

Регистрирайте се за безхартиено фактуриране

Повечето компании предлагат опции за фактуриране на безхартиени, в които изпращат фактури и разписки, вместо да ги изпращат по пощата. Това не само ще намали натоварването на хартията, но някои търговци дори предлагат отстъпка или бонуси, ако изключите хартиената поща. Уверете се, че определеният получател съхранява тези записи на централно място, а не в личната си електронна поща, за да се гарантира бъдещ достъп.

Превключете на електронен факс

Онлайн услуги като eFax и FaxZero, в съчетание със скенер, могат напълно да заменят традиционната факс машина. Дайте електронния си факс и да получавате входящи факсове като изпратени по електронната поща PDF файлове. Изпратете факс, като качите сканиран или компютърно генериран PDF файл. Тези услуги могат дори автоматично да генерират за вас корица.

Разкъсайте оставащите документи

Прехвърлянето на годините на клиентски и данъчни записи в контейнера за боклук отзад може да бъде неочакван подарък за крадец или любопитен конкурент. Уверете се, че сте взели предпазни мерки при изхвърляне на сканирани документи, като например наемане на компания за раздробяване, която да унищожи чувствителни записи.

Архивирайте електронните си файлове

Ако не архивирате файловете си, един пропаднал твърд диск или напрежение може да унищожи цялата ви бизнес история. Създайте централно хранилище за файлове, като например споделен сървър, и редовно го изпратете на външен сървър извън обекта. Географски разпределеният план за защита ви предпазва от повреда на твърдия диск, както и от заплахи, свързани с местоположението, като земетресения или пожари.