Предимствата на ".DOT" файловете в Word

Програмата Microsoft Office Office осигурява цял набор от полезни инструменти за текстообработка и създаване на документи. Един от тези инструменти, шаблонът, позволява на потребителите да автоматизират създаването на документи. Можете да използвате един от многото предоставени шаблони, които са на разположение "извън кутията" в Word. Или можете да създавате шаблони, като съхранявате форматираните документи като файлове с ".dot". По този начин можете да създавате редовни формати на документи, които включват автоматизирани скриптове за командване, осигуряващи ефективно производство на документи с регулирано форматиране.

Файлове с шаблони на Microsoft

Когато пишете документи в Microsoft Word, може да откриете, че използвате подобен хартиен формат в различни документи. Освен това, този формат не съществува в библиотеката с шаблони, включена в Word. За да използвате този формат отново и отново, без ръчно да променяте настройките за интервали и форматиране по време на началото на всеки документ, можете да създадете ".dot" или файл с шаблон на документ.

форматиране

Когато първоначално създавате документ, можете да промените интервалите, шрифтовете, полетата и други настройки, за да съответстват на спецификациите на необходимия формат. Например, клас или проект, който изисква документи да се придържат към форматирането на MLA, биха очаквали всички документи да имат двойно разстояние, полета от един инч и четлив шрифт като New Times Roman на 12 точки. Освен това MLA изисква специална схема на заглавие и номерация на страници. Можете да форматирате документ, за да включите всички тези елементи, преди да въведете каквото и да е съдържание, и да запишете файла като .dot. По-късно, когато създавате нов документ, можете да изберете шаблона, без да се налага да повтаряте процеса на форматиране.

Макрос

Освен това можете да посочите "макроси" в целия документ. Макросът представлява серия от команди, които можете да комбинирате в една голяма команда. Инструментът за създаване на макроси в Word записва тези команди, така че повечето последователности от действия могат да бъдат записани. Например, можете да запишете създаването на графика с включени конкретни цветове или размери. След това можете да изберете този макрос от списък или да го зададете на клавиш за бърз достъп. Шаблоните могат да включват и потребителски дефинирани макроси, които ще се изпълняват автоматично, когато използвате шаблона.

Предимства на шаблоните

Предимствата на ".dot" файловете с шаблони изглеждат очевидни. Можете да създавате стилове на документи за повторна употреба на бъдеща дата. Също така можете да създавате автоматизирани събития за шаблони, които се изпълняват всеки път, когато отворите шаблона. Това ви дава възможност да опростите създаването на документи при работа с обикновени документи на Word. Когато се работи с голямо количество документи, това опростяване става от съществено значение, тъй като всяко малко средство за пестене на време допринася като цяло за големи ползи от ефективността.