Основи на управлението на програмата

В един сложен и конкурентен бизнес свят управлението на програмите става все по-важно. Ръководителите на програми гарантират, че програмите се администрират правилно, навреме и в рамките на бюджета. Например, компания, предлагаща много продукти, вероятно се нуждае от мениджър на програми, за да създаде и управлява своите операции за обслужване на клиенти.

Програми и проекти

Управлението на програмите и проектите са внимателно планирани и организирани усилия за постигане на една цел. Управление на проекти обикновено се отнася до еднократно усилие, докато управлението на програмата предполага текуща дейност. Еднократен проект е изграждането на нов склад, а текущото обслужване на клиентите е програма. Както управлението на проекта, така и програмата изискват същите основни умения.

Планиране на програмата

Ключът към успешната програма е в първоначалното планиране. Много пъти функцията за първоначално планиране се игнорира в полза на изпълнението на задачата. Но цялостният план спестява време, пари и проблеми по пътя. Планът за програмата трябва да разбие работата и задачите на подпроекти, които могат да бъдат управлявани, обикновено наричани структура на разбивка на работата (WBS). Планът трябва да включва и всички предположения, които са направени за програмата. Например в програмата за обслужване на клиенти трябва да се правят предположения за нивото на жалбите за обслужване на клиенти в бъдеще.

Оценка на разходите

След като планът бъде въведен, разходите по програмата трябва да бъдат оценени. Има много софтуерни пакети, които могат да помогнат с тези усилия, особено за по-големи програми. Но ключът е да се стигне до точни и реалистични оценки. Една компания също трябва да бъде нащрек за това как един разход може да повлияе отрицателно на други разходи. В пример за обслужване на клиенти, ако цената на възвръщаемостта е прекалено ниска, това може да повлияе на броя на хората, които се нуждаят от обслужване на клиенти, за да се справят с обема на връщане.

Управление на програмата

Диаграмите на Гант са индустриален стандарт като инструмент за управление на програмата. Те показват фазите, задачите и дейностите на дадена програма във времето и позволяват на целия екип на програмата да знае къде се намират във връзка с началото и края на програмата. Диаграмата на Гант ще покаже какви дейности трябва да се извършват за различни видове жалби на клиенти.

Оценка на програмата

Повечето програми изискват техники за оценка, така че програмата може да бъде преразгледана, ако е необходимо. Има много неща, които трябваше да направят това, просто да се определи дали програмата работи близо до бюджета, да прави отделни пазарни проучвания. В случая с обслужването на клиентите може да се направи проучване на тези, които са върнали продуктите на компанията, за да проверят дали жалбите на клиентите се обработват добре и своевременно.

Институт за управление на проекти

Институтът за управление на проекти (PMI) е образователна организация с нестопанска цел, посветена на насърчаването на образованието на участниците в управлението на проекти и програми. За компанията, чиито нужди за управление на програмата са големи, тя може да избере един или повече служители, които да се възползват от предлаганите курсове на PMI, за да се гарантира, че персоналът включва талант за управление на програмата.