Най-добър метод за оценка на офис мениджърите
Добрите практики в човешките ресурси настоятелно препоръчват провеждането на годишни оценки на работата на служителите на всички нива в организацията, включително мениджърите. Оценките на изпълнението са част от по-голяма система - управление на изпълнението. Системите за управление на изпълнението включват описания на длъжностите, стандарти за изпълнение, дисциплинарни политики, признаване на служителите и официални оценки на изпълнението. Оценките са полезни за идентифициране на постиженията на служителите, проблеми с изпълнението и професионални цели. За офис мениджър, който обикновено координира административните функции за цялата стопанска дейност, е от съществено значение оценката на изпълнението. Предизвикателството пред работодателите е да изберат най-добрия метод за оценка на служителите.
Типични отговорности
Ролите и отговорностите на офис мениджърите варират в зависимост от размера на компанията, местоположението, продуктите или предоставяните услуги и експертния опит и компетенции на офис мениджъра. Много офис мениджъри контролират канцеларския персонал, поддържат инвентар за офис доставки, осигуряват безпроблемна работа на офис процесите, наблюдават разходите и отчитат счетоводните действия на висшето ръководство, и наемат и наемат помощен персонал. В малък бизнес офис мениджърът обикновено се отчита пред президента на компанията. Ключът към ефективния метод за оценка на работата на офис мениджъра е длъжностна характеристика, според статия от ноември 2000 г. на Джефри Денинг, озаглавена "Как се справя вашият офис мениджър? Не оставяйте въпрос просто да виси" в списанието "Managed Care".
Умения и квалификации
Офис мениджърът трябва да има комбинация от функционален опит, основни компетенции и професионални черти, които й позволяват да изпълнява служебните си задължения. Най-добрият метод за оценка на работата на офис мениджъра също зависи от нейните умения и квалификации. Следователно оценката на есе, която разглежда всяко умение, функция и компетентност е напълно подходяща. Оценката на есето изисква време, но тя дава възможност да се оцени нивото на експертиза на офис мениджъра и колко добре тя използва основните компетенции, като комуникация, управление на времето и умения за разрешаване на конфликти.
Оценка на методите за оценка
Офис мениджърът има много задължения, които не са лесни за количествено определяне. Поради тази причина графичната скала за оценка не е подходящ избор. Графичните скали за оценка използват прости цифрови стойности, за да оценяват дискретните функции на работата. Принудителното разпределение, наричано още принудително класиране, методите за оценка може да не са подходящ избор. Принудителното оценяване на ефективността, популяризирано от бившия главен изпълнителен директор на Дженерал Електрикс, Джак Уелч, изисква от оценителя да сегментира работната сила в три групи. Използвайки метода на принудителното класиране, 20% от работната сила са служители, класифицирани като високопроизводителни служители, 70% са средни изпълнители и 10% са служители, чието изпълнение не отговаря на очакванията. В идеалния случай, принудителните оценки за оценка са по-ефективен начин за оценка на работата на подобно разположени служители. Задълженията на офис мениджъра могат да се различават значително от другите служители. Следователно позицията на офис мениджъра няма еквивалентна работа, която да се използва за извършване на сравнения за оценката на изпълнението.
Най-добър избор
Подходящите оценки на изпълнението за офис мениджър могат да включват управление по цели (MBO), есе или разказ или 360-градусова оценка. Офис мениджър, чиито цели са ясно определени - като намаляване на разходите за офис консумативи с 15% за период от една година - може да бъде оценен по метода на MBO. Оценките на MBO съдържат цели на служителите и проследяват напредъка като маркери за изпълнение през целия период на оценка. Оценката на есето или наративното представяне е по-субективно и изисква оценяващият да прекарва значително време в писане на пасажи за постиженията, недостатъците на изпълнението и постигането на целите на служителя. Въпреки че често е трудно да се улесни, оценките на 360-градусовата ефективност са ценни, защото те изискват обратна връзка от връстниците, подчинените и надзорните органи на офис мениджъра, което води до закръглена оценка на работата на офис мениджъра и взаимодействие с всички нива на персонала.