Как да адресирате бизнес писмо до множество лица

Бизнес писмата служат като официална комуникация между подателя и получателя. В случай на множество получатели, подателят трябва да се обърне към всички получатели, като спомене заглавието и името на всеки получател. Имената трябва винаги да бъдат включени, но липсата на заглавие е приемлива, ако не сте сигурни за заглавието на получателя. Ефективното и приемливо бизнес писмо изисква придържане към форматирането. Отклонение от нормата може да накара получателите да пренебрегнат коментарите и исканията на изпращача.

1.

Определете заглавието на всяко лице, на което изпращате писмото. Уверете се, че заглавието, което намирате, е най-високото име на лицето. Например, уверете се, че „г-н Смит ”не е известен също като„ д-р Смит. "

2.

Форматирайте писмото така, че да изглежда като:

Дата

Адрес на подателя

Адрес на получателя

Прескочете един ред след адреса и датата на подателя. Университетът Пърдю заявява, че можете да използвате блоков формат, модифициран блок или полублоков формат. За блоков формат подравнете целия текст вляво. За променен формат на блок, центрирайте датата и запазете адреса и адреса на получателя в ляво. За полублоков формат подравнете целия текст вляво, центрирайте датата и отстъпете всеки абзац в тялото. Всички формати изискват едноредово разстояние за всяка секция.

3.

Пропуснете един ред след адреса на получателя и напишете “Уважаеми”. Не включвайте периода.

4.

Добавете заглавието на първия получател, последвано от фамилията на получателя, след което добавете заглавието на втория получател, последвано от фамилното име на втория получател. Това важи само ако се обръщате към двама души с отделни заглавия. Ако се обръщате към три или повече души, или двама души със същото заглавие, групирайте получателите според заглавието им. Да предположим например, че се обръщахте към две жени и двама мъже. Напиши “Уважаеми г-жа Джаксън и Смит и Мсес. Джоунс и Тейлър. Групови получатели по азбучен ред.

5.

Добавете двоеточие след последния получател. Прескочете един ред и започнете да въвеждате тялото на писмото.

Съвети

• Ако не сте сигурни в заглавието на лицето, можете да се обърнете към лицето с неговото име и фамилия.
• Ако не сте сигурни за пола на лицето, а заглавието е специфично за пола, като г-н или г-жа, използвайте името и фамилията на лицето, вместо да приемате пола на лицето.