Как да адресирате служители в бизнес писането

Като мениджър или собственик на малък бизнес, вие поставяте пример за служителите си във всичко, което правите, включително и за писане на бизнес. Посочете как искате служителите ви да се обръщат един към друг, както и към вашите клиенти и доставчици, като използват подходящ език за целевата аудитория и редактиране за печатни грешки и граматични грешки. Важно е да се обърнете към служителите си по професионален начин, независимо дали съставяте дълга бележка или бърз имейл.

1.

Помислете за вашата аудитория. Начинът, по който се обръщате към служителите си в бизнес кореспонденция, често ще зависи от демографските данни на групата или индивида, към който искате да се обърнете. Погрижете се да зададете подходящ тон за публиката и посланието, тъй като непочтителен тон може да обиди работниците, които очакват определено ниво на сериозност за дадена ситуация. Например, не водят с шега, когато информирате работниците си, че организацията трябва да въведе съкращения, за да посрещне бюджетните ограничения.

2.

Определете подходящата среда за комуникация за дадено съобщение. Средата може да се състои от ръкописно писмо, напечатана бележка, имейл или друга форма на писмена комуникация. Можете да изберете да доставите съобщението в печат или в цифров формат. Важно е да се избере подходящия начин на общуване за аудиторията и посланието. Например, може да е необходим отпечатан документ за предоставяне на хартиен носител за целите на съхранението на документацията, докато бърз имейл може да е достатъчен, за да информира служителите ви за предстоящия рожден ден на колега.

3.

Определете подходящ поздрав. Според Purdue онлайн писане лаборатория, ако обикновено се отнасят до служителите си с първите си имена, тогава обикновено ще използват първите им имена, когато се обръщат към тях в бизнес писмено. Например, "Скъпа Мери" ще е достатъчна, за да се обърнете към служител, с когото сте на първо име. Когато се обръщате към група служители, можете да използвате "Уважаеми служители" или "Уважаеми колеги". Винаги се обръщайте към служителите си по уважителен начин.

4.

Напишете уважително затваряне за вашата бизнес комуникация. Например, може да напишете „Искрено“ или „Благодаря“, последвано от името ви. Включете името си в следващия ред след затварянето. В зависимост от ситуацията може да включите и адреса, имейл адреса, телефонния си номер или друга приложима информация за контакт. Когато комуникирате по имейл, можете да изберете автоматично да добавите цифров подпис до края на всичките си имейли.

Бакшиш

• Винаги проверявайте всичките си писмени съобщения, за да сте сигурни, че общувате по един кратък и ясен начин.

Внимание

• Никога не използвайте ALL CAPS в бизнес комуникациите, тъй като обикновено се възприема като писмена форма на викане. Никога не е уместно да викат на служителите, дори и да е виртуално.