Как да архивирате папки в Outlook, за да освободите пространство
Ако нямате достатъчно свободно място в пощенската си кутия, това може да доведе до пропускане на важни комуникации, ако те са с пълна пощенска кутия на Outlook. Докато повечето имейл услуги ви осигуряват достатъчно място за съхранение, можете да архивирате папките си, за да освободите допълнително място в пощенската си кутия. С помощта на Microsoft Outlook можете автоматично да архивирате елементи от папки, които отговарят на вашите критерии, като например елементи, по-стари от три месеца. Можете също така да конфигурирате конкретни папки да бъдат автоматично архивирани с помощта на функцията за автоматично архивиране на Outlook.
AutoArchive a Folder
Можете да конфигурирате папка в Outlook за автоматично архивиране на имейли над определена възраст.
Изберете папката за архивиране
Отворете папката в Outlook, която искате да архивирате. Например, кликнете върху „Поща“ в навигационния екран и след това върху „Вх. Поща“.
Отворете настройките за автоматична подредба на Outlook
Щракнете върху раздела "Папка", след което щракнете върху бутона "Настройки за автоматично архивиране" в групата "Свойства" на лентата на папката, за да отворите свойствата на автоматичната документация на папката.
Изберете колко често да архивирате
Кликнете върху бутона за избор до „Архивиране на тази папка с помощта на тези настройки“, след което изберете колко често да архивирате папката. Например, въведете „3 месеца“ в селекторите до „Изчистване на елементи по-стари от“.
Изберете Как да архивираме данните
Кликнете върху бутона за избор до една от опциите за това как да обработвате архивираните си елементи. Препоръчително е да изберете „Преместване на стари елементи в папка по подразбиране“, освен ако нямате друго местоположение, което предпочитате да съхраните архива си.
Запазете настройките си
Натиснете бутона "OK", за да запишете промените в свойствата на папката и да активирате архивирането. Процесът на архивиране може да отнеме няколко минути, за да завърши в зависимост от размера на папката.
Освободете ръчно пространството
В някои случаи ще искате Outlook да архивира папка при поискване. Можете да направите това, като използвате функцията за ръчен архив.
Отворете менюто File (Файл)
Щракнете върху менюто "Файл" в Outlook.
Използвайте менюто на инструментите за почистване
Кликнете върху падащия бутон "Инструменти за почистване" до Почистване на поща в подменюто Инфо, след което щракнете върху "Архивиране ..."
Изберете папка за архивиране
Щракнете върху името на папката, която искате да архивирате. Например, кликнете върху „Вх. Поща“ под папката на имейл профила си.
Изберете кои имейли да архивирате
Въведете дата в полето до „Архивни елементи по-стари от“ или кликнете върху стрелката и изберете дата, за да архивирате елементи с дати преди въвеждането. Въведете например "1/1/18" за архивиране на папките, създадени преди 2018 година.
Решете къде да съхранявате данни
Кликнете върху бутона "Преглед", ако искате да изберете персонализирано местоположение за архива си. Препоръчително е да не променяте местоположението на архивния файл. Кликнете върху бутона „OK“, за да започнете процеса на архивиране.
Избягване на загуба на данни
По подразбиране архивираните ви елементи се съхраняват в папката "Outlook файлове" в Моите документи.
Някои сървъри на Microsoft Exchange могат да ограничават или забраняват способността ви да архивирате елементи според правилата за съхранение на поща на организацията. Уверете се, че разбирате правилата и ограниченията на фирмата си, преди да рискувате да загубите данни или неволно нарушаващи правила за това колко дълго имейлите се съхраняват на ръка. Консултирайте се с вашия ИТ отдел, ако имате такава за повече информация за това колко дълго се съхраняват архивираните данни.
Архивираните елементи могат да бъдат напълно премахнати от пощенския ви сървър. Препоръчително е да създавате резервни копия на папката си Outlook файлове, за да избегнете загуба на достъп до архивираните елементи. Отново се уверете, че го правите в съответствие с правилата на вашата организация, ако използвате Outlook по време на работа.
Ако имате много място без архивиране на данни, може да няма нужда да използвате архивните функции на Outlook. Вместо това може да искате просто да организирате имейли в папки или да ги съхранявате по друг начин, така че лесно да намерите това, което ви трябва.