Как да се избегне неефективно бизнес комуникация

Неефективната бизнес комуникация може да повлияе негативно върху финансовото състояние на вашия малък бизнес, морала на работника и доверието на клиентите във вашата компания. Дори една неточна информация или неконструктивна размяна, споделена между вашата компания и друга страна, може да постави целия ви бизнес в компрометираща ситуация. За да се преборим с този проблем, прилагайте няколко основни правила и инструменти, за да избегнете неефективна бизнес комуникация.

1.

Инсталирайте софтуера за записване на обаждания на всички бизнес телефони. Информирайте служителите си за тази промяна. Прегледайте лентите на редовни интервали, за да оцените уменията на служителите при външна комуникация. Също така помолете служителите да ви копират във всички имейли, за да можете да следите писмената комуникация. Отговорност на всички служители, виновни за неефективна комуникация. Обадете се на клиентите да изяснят проблемите при необходимост. Това ще предотврати евентуални бъдещи последици.

2.

Предоставяйте скриптове на нови служители, ако вашият бизнес се основава главно на продажби по телефона или в лицето. Помолете ги да запомнят и да се придържат към сценария поне за първите няколко месеца, докато не усвоят продуктовата линия. След като ги наблюдавате ефективно, можете да им се доверите, че ще "свободен стил" повече за продажбите разговори.

3.

Вземете писмено всеки договор или споразумение, дори ако знаете и имате доверие на другата страна. Не разчитайте на метода на ръкостискане, защото един от вас може да забрави термините, обсъждани само устно, което води до несъгласие за убиване на сделка.

4.

Опростете формулировката на всичките си маркетингови материали и други писмени средства за комуникация. Искате клиентите, колегите и служителите да разберат ясно понятията. Понякога собственикът на бизнеса може да направи грешката да използва сложна техническа терминология и жаргон, за да опише процесите и инициативите, като по този начин обърка заинтересованите страни и клиентите. Осигурете си за читателите, преди да се запознаете с темата. Това допълнително ще им помогне да разберат плана или концепцията, която изразявате. Затегнете копието, за да стане още по-разбираемо.

5.

Проучете служителите и клиентите, за да оцените собствената си ефективност на комуникацията. Може би не предавате точките си така, както си мислите. Направете обучителен семинар за бизнес комуникация, като по този начин демонстрирате, че сте също така отзивчиви към промените.

Необходими неща

• Софтуер за записване на обаждания
• Скриптове за продажби

Бакшиш

• Не правете никакви бизнес комуникации, когато сте ядосан или разстроен.