Как да се изгради организационна схема на PowerPoint с данни от Excel

Тъй като два граха в една и съща пакета на Microsoft Office Suite, PowerPoint и Excel са създадени, за да работят безпроблемно помежду си, включително даване на възможност на потребителите да изрязват от една и да поставят директно в другата. Възползвайте се от това партньорство, като използвате шаблон на PowerPoint, за да създадете организационна схема и да я попълните с данни от Excel. PowerPoint предлага предварително зададени шаблони за йерархични диаграми, така че дори няма да се налага да ги настройвате сами. Просто приберете информацията от Excel, която ви е необходима, и я обединете с PowerPoint.

1.

Стартирайте Microsoft PowerPoint, след което щракнете върху раздела "Вмъкване". Кликнете върху бутона „SmartArt“ на лентата.

2.

Кликнете върху опцията „Йерархия“ в левия панел на прозореца „Изберете графичен график“. Изберете една от опциите за организационната диаграма и щракнете двукратно върху нея. Графиката се отваря на слайда на PowerPoint.

3.

Стартирайте Microsoft Excel и щракнете върху раздела „Файл”, след което щракнете върху „Отвори”. Влезте в електронната таблица с данните, които ще използвате за организационната схема и щракнете двукратно върху името на файла. Ако имате два монитора, плъзнете електронната таблица на Excel на втория монитор.

4.

Маркирайте информацията в диаграмата на Excel, като името и телефонния номер на най-горния човек във вашата компания. Натиснете клавишите “Ctrl” и “C” за копиране.

5.

Кликнете обратно към слайда на PowerPoint. Кликнете в най-горната кутия или единица на организационната схема, в полето „Текст“. Щракнете с десния бутон и изберете „Paste“ („Постави“). Данните на електронната таблица на Excel се поставят в организационната схема на PowerPoint. Имайте предвид, че поставянето на дълъг низ от данни от Excel може да доведе до преформатиране на текстовото поле и графиката от PowerPoint, което го прави по-малък.

6.

Кликнете обратно към Excel и копирайте следващата част от данните, за да ги използвате в организационната схема на PowerPoint. Щракнете с десния бутон върху следващото текстово поле и го поставете. За по-бърз начин за поставяне, щракнете върху бутона "Текстово поле" на лентата на PowerPoint "SmartArt Tools". Това отваря кутия, където можете да въведете или поставите всички данни на Excel веднага, вместо да щракнете върху всяко текстово поле поотделно.

7.

Продължете да поставяте данните на Excel, докато графиката приключи. Затворете електронната таблица на Excel, без да я запазвате.

8.

Щракнете върху раздела „Файл“ и щракнете върху „Запиши като“. Въведете име на организационната схема на PowerPoint и натиснете бутона „Запазване“.

Препоръчано