Как да се идентифицират слабостите на вътрешния контрол в паричните постъпления
Силният вътрешен контрол е от решаващо значение за подпомагане на намаляването на риска, който бизнесът ще стане жертва на измама, отпадъци и злоупотреби на работното място. Слабостите на вътрешния контрол излагат бизнеса на всякакъв брой предотвратими рискове. Одиторският стандарт 323.01 дефинира слабостите на материалния контрол като вътрешен контрол, който не намалява тези рискове до ниво, където те могат лесно да бъдат открити от служители, изпълняващи ежедневно възложени задачи. Въпреки че всякаква слабост във вътрешния контрол е значителна и трябва да бъде отстранена, слабостите на вътрешния контрол в паричните постъпления са особено сериозни.
Оценка на политиките и процедурите за обработка на пари в брой
Оценка на ежедневните оперативни процедури
Оценете ежедневните оперативни процедури, за да видите дали бизнесът има ясно дефинирани процедури, които например ясно разграничават задълженията за обработка на пари в брой. Не е достатъчно просто да създадете обща политика за управление на пари в брой, дори ако публикувате и разпространявате копие до всеки служител.
Подходящите процедури за обработка на пари в брой могат да включват назначаване на един служител да подготвя ежедневно банкови депозити или да одобрява фактури за плащане, а друг да съгласува отчетите в края на месеца или да записва плащания. Погледнете, за да видите дали документи, като квитанции, празни чекове и поръчки за покупка, са предварително номерирани и в правилния ред.
Прегледайте контролите за надзор
Преглед на ръчните и електронните контролни проверки, предназначени да гарантират финансовата информация и да спомогнат за поддържане на точността и целостта на паричните постъпления и данните за изплащане. Погледнете кой е упълномощен да правят плащания от дребни пари и дали разписките за изплащане изискват и подпис на началника на отдела.
Разрешенията за компютърна счетоводна програма трябва да предоставят достъп на потребителите въз основа на задълженията, които потребителят трябва да изпълнява. Програми, които позволяват неограничен достъп на всеки, който се нуждае от създаване на касова бележка или не изисква от потребителя да въведе идентификационен код, са индикация за слаби вътрешни контроли.
Потърсете изискване за поддържаща документация
Проверете дали контролите върху паричните постъпления и плащания включват изискване за допълнителна документация. Поддържащата документация може да включва копия на поръчки за покупка, фактури или разписки. Всяка от тях работи за проверка на целостта на касовите транзакции. Без поддържаща документация може да е трудно да се провери дали касовите транзакции са категоризирани правилно и въведените суми са правилни. Също толкова важно е, че документацията може да помогне да се гарантира, че касовите транзакции не се променят на по-късна дата.
Прегледайте стъпките за осигуряване на свързани с пари в брой данни
Преминете през стъпки за действие за осигуряване на физически и електронни данни, свързани с паричните средства. Хартиени копия на финансови документи, празни чекове и дискове, съдържащи данни за компютърни резервни копия, които не се съхраняват в ограничен достъп, сигурно, пожарозащитно място, са доказателство за слаб вътрешен контрол на сигурността. От електронната страна липсата на силна политика за компютърни пароли, която поставя стандарти за създаване и периодично променяне на пароли или липсата на политика, изискваща служителите да заключват компютрите, когато са далеч от работното си място, са очевидни индикатори за слабост.