Как да увеличите производителността на работното място чрез планиране, отлагане и приоритизиране

За да намалят разходите и да подобрят рентабилността, компаниите търсят начини за подобряване на производителността с по-малка работна сила. Възможността за увеличаване на производителността без увеличаване на разходите може да означава разликата между пребиваването в бизнеса и заключването на вратите. Въпреки че може да има стотици работни задачи или задачи, които трябва да се изпълняват през всеки работен ден, някои имат по-голямо значение от други. Фокусирането върху непроизводствената или „натоварената работа“ е лошо използване на времето и таланта на служителите, причинявайки пропуснати възможности, нещастни клиенти и загуба на приходи.

1.

Направи списък. Преди да започнете да планирате деня, седмицата или месеца, имате нужда от пълен списък на всички задачи с техните крайни срокове, проекти, срещи, конферентни разговори, посещения на клиенти, обучителни сесии, уебинари и всякакви други срещи, които може да имате. Тъй като тази информация идва от имейли, телефонни обаждания, текстови съобщения, бележки, писма, контакти в социалните медии и разговори, има едно място, което бързо може да улови всички тези дейности. Поддържайте текущия списък "да направя", когато нещата изникнат, за да избегнете стреса да забравите важен срок за среща или задача.

2.

Прехвърлете списъка на своя плановик. Независимо дали пишете неща в ръчно планиране или използвате компютъра или смартфона, трябва да прехвърляте ежедневно елементите си от списъка си за извършване на планиране. Въведете всеки елемент в деня, в който се дължи, след това направете резервно копие на няколко дни и задайте персонализирано напомняне. Големите проекти следва да се разбиват на сегменти и да се въвеждат отделно. Ако е възможно, цветни кодови елементи по приоритет, клиент или възможност за приходи. Бъдете реалистични и не планирайте връщане назад. Производителността може да се подобри, когато дадете достатъчно време за изпълнение на задачите ефективно.

3.

Позволете за отлагане. Може да звучи контрапродуктивно, но има моменти, когато отлагането или разсрочването на задачи или назначения може да подобри производителността. Ако не разполагате с цялата информация, за да изпълните дадена задача в определен срок, можете да постигнете по-добър резултат чрез забавяне на действието. Също така, ако не са налице критични членове на екипа, препоръчително е да изчакате, докато всеки може да участва в дискусии и вземане на решения. Производителността не е просто да вършите нещата бързо. Извършването на погрешно решение може да изисква преработване и преразпределяне на ресурси, които биха могли да бъдат използвани по-добре за друга работа.

4.

Първо поставете първите неща. Приоритизирането на списъка ви ще помогне да планирате важни или чувствителни към времето задачи пред други хора. Критериите за определяне на приоритети могат да включват крайни срокове, възможност за нов бизнес, важност на дадено лице или проект или сума на потенциалния приход. Тя може да бъде упълномощена от вашия шеф или висше ръководство. Времевите линии на проекта приоритизират задачите, използвайки метода на критичния път, който разпределя задачите по реда на завършеност и тяхната зависимост един от друг. Задачите, които трябва да бъдат изпълнени, преди друг да може да започне, имат по-висок приоритет. Пренебрегването на приоритета на дадена задача в последователност може да доведе до време на изчакване, което да повлияе негативно върху производителността.

Необходими неща

• Планировчик с календар