Как да се поддържат електронни и твърди системи за архивиране
Правенето на бизнес обикновено означава натрупване на много записи и без добра система за регистриране на данни, големият обем затруднява извличането на конкретни записи по-късно. Без надежден достъп до вашите документи, вашият бизнес може да се отклони или дори да се провали, така че да управлявате бизнеса си ефективно, имате нужда от добра система за регистриране. Това означава проектиране на интелигентна схема за организация на файловете от самото начало, както за вашите хартиени записи, така и за вашите цифрови записи, и след това редовно след това да поддържате актуалността на воденето на документацията.
Организиране на цифрови файлове
Дигитализирането на файловете прави записването по-бързо, по-лесно, по-безопасно и по-точно. Всяка компания трябва да съхранява цифрови копия на всички хартиени записи, освен ако те нямат твърда причина да не го правят. За да създадете добра файлова схема за електронните си записи, използвайте специален, защитен компютър и планирайте рутинни архиви на този компютър - за предпочитане на друго физическо място - в случай, че компютърът се провали или целият ви офис претърпи повреда от бедствие. На компютъра създайте файлови папки за всички основни типове записи, като ведомости за заплати, разходи за съоръжения, данъчни документи и вземания и задължения. Използвайте подпапки, за да създадете допълнително усъвършенстване, ако е необходимо. Направете цялостната си организационна цел бързото и интуитивно извличане на всеки конкретен запис.
Организиране на файлове с хартия
Като наследство от практиките на бизнеса, повечето компании все още поддържат хартиени записи за всичко. Понякога оригиналният документ на хартиен носител има уникална юридическа сила, като например изпълнен договор за наем. Във всеки случай, докато се стремите да избягвате ненужна документация, трябва да създадете добра система за водене на записи за вашите твърди файлове. Инвестирайте в поредица от файлови шкафове и ги подреждайте според видовете записи, които притежават, поддържайки основните типове записи заедно и използвайки папки и дялове за разделяне на отделни файлове. Не позволявайте на различни видове основни записи да се смесват в един и същ файл. Поставете ясно етикетите на шкафовете, така че да знаете къде да отидете, за да съхраните или изтеглите някакъв конкретен запис. Оставете много допълнително пространство в шкафовете, така че да можете да отглеждате вашите записи в продължение на години, без да се налага да премествате файлове или самите шкафове.
Обработка на входящи записи
Когато генерирате и получавате документи в хода на бизнес операциите, запазете актуалността си при подаването, както на електронни, така и на хартиени записи. Обработете новата документация, така че веднага да създадете дигитална версия - или, като започнете с дигитална версия, отпечатайте хартиено копие, ако е необходимо - и след това подайте копие от хартията и работете от цифровото копие, за да си спестите време и неприятности. Отпечатайте актуализирани хартиени копия на файловете, когато имате нужда от тях. Не позволявайте файловете и папките да се натрупват на работния ви плот или на бюрото ви. Съхранявайте всичко в подходящото й място, когато не го използвате активно.
Поддържане на цифрови файлове
Когато става въпрос за електронни записи, по време на фазата на стартиране, всичките ви файлове могат да се съберат на един компютър - и може да сте самотен служител. Въпреки това, операцията ще се разшири, тъй като бизнесът ви и заплатите ви нарастват, така че в крайна сметка можете да очаквате да разделите основните типове записи на собствените си специализирани компютри. Просто отрежете „клоните“ на дървото за съхраняване на записи и преместете съответните папки на техните собствени компютри. Освен това можете да очаквате да правите ощипвам и ревизии на файловата си структура, докато бизнесът ви расте, което изисква нови организационни подразделения. След това, след като файловете и папките станат по-многобройни, от време на време можете да архивирате по-стари записи в архивни подпапки, за да намалите претрупването в активното пространство на папките. Съхранявайте всичко, на което вие или служителят можете лесно да го достигнете по-късно.
Поддържане на файлове с хартия
Когато става въпрос за хартиени файлове, редовно актуализирайте файловете си, както е необходимо, така че всички записи да имат логично място. Периодично премахвайте стари файлове, които вероятно вече не са ви нужни за бизнес или данъчни цели, и ги архивирайте на друго място - или в архивни архиви на място, или в специален склад за съхранение.