Как да управлявате канцеларски материали

Вашият офис канцеларски материали е съществена част от вашата професионална марка и имидж. Важно е да контролирате използването на вашия канцеларски материал, не само за да контролирате разходите и да демонстрирате екологична отговорност, но и да намалите риска от евентуални недоразумения, които могат да възникнат поради неразрешено използване на името и логото на вашата фирма.

Лесно достъпни канцеларски материали

Тъй като толкова много бизнес вече се извършва онлайн, физически, хартиени канцеларски материали не се използват толкова често, колкото веднъж беше. Все пак, много бизнес сделки все още се обработват с помощта на печатни документи, така че наличието на налични канцеларски материали остава важно. Ето различните компоненти на един типичен канцеларски "гардероб":

• Бланка на бланка: бланка е бизнес канцеларска хартия с името на фирмата и логото, отпечатани на върха. В някои случаи може да искате вашите топ мениджъри и мениджъри да имат персонализирани канцеларски материали, които също съдържат техните имена и заглавия. Бланката се използва за повечето официални бизнес комуникации, както и за споразумения и дори договори.
• Напомнящи подложки: Тъй като много хора сега си водят бележки на компютрите или таблетите си, бележките с логото на фирмата не се използват толкова често, колкото са били преди. Все пак, някои офиси обичат да ги държат за вътрешна и неформална употреба от служителите.
• Залепващи бележки: Залепващите бележки имат изобилие от приложения на работното място, включително комуникации между служителите и за предоставяне на допълнителни поздрави и информация в кореспонденция, изпращана по пощата.
• Визитни картички: От всички различни видове бизнес канцеларски материали, визитките все още са най-често използваните. На всеки служител трябва да се предоставят визитни картички като част от процеса на качване.
• Пликове: Вашите канцеларски материали трябва да включват пликове с различни размери, всички отпечатани с името на фирмата, адреса и логото.

• Етикети: По-големите пощенски етикети с името и логото на вашата фирма могат да бъдат поставени на по-големи кутии и пликове.

Обучете служителите си

Надяваме се, че ще можете да наемете работници, които да разберат важността на опазването на бизнес канцеларските изделия само при необходимост. Въпреки това може да се наложи да бъдете проактивни в съобщаването на този аспект от професионалното бизнес поведение. Ето някои идеи за информиране на служителите за необходимостта от отговорно използване на канцеларски материали:

• Укрепване на пестеливостта и устойчивостта: Канцеларските изделия не само струват вашите бизнес пари, но се отпечатват на хартия. Ненужната употреба губи пари и е екологично безотговорна.

• Ограничаване на личната употреба: Служителите не трябва да използват бизнес канцеларски материали, включително бележки, визитки и пликове, за лични комуникации. Това не само е технически кражба на фирмени ресурси, но може да доведе и до объркване, ако служителят използва стационара в контекста на страничен бизнес или сдружение с друга организация.

• Насърчавайте електронната комуникация: Осигурете на всеки служител графичен файл с логото на вашата фирма, както и шаблон на документ на Word, който те могат да използват, за да генерират професионална електронна кореспонденция.

Бакшиш

• Създаване на политика за извънбордиране, която да изисква от всички заминаващи служители да прехвърлят всякакви канцеларски принадлежности, включително визитни картички, в собственост.

Назначаване на портиер

Надяваме се, че да бъдем активни и насърчавайки отговорното използване на бланки и други консумативи, ще запазим контрола върху използването на тези елементи. Въпреки това, ако вашите записи показват, че служителите вероятно са злоупотребяващи с тези елементи, може да се наложи да назначите вратар, който да управлява тяхното разпространение и използване. Ако имате офис мениджър, той може да е най-добрият избор за поддържане на доставките. Ако нямате офис мениджър, помислете дали да помолите старши административен помощник да поеме тази роля.

Покупка на алтернативни консумативи

За да намалите разходите, осигурете на работниците си алтернативи на персонализираните канцеларски материали:

• Обикновени канцеларски материали: Осигурете обикновени пликове, бележници и лепкави бележки за използване в офиса.
• USPS и опаковката на доставката: Пощенската служба на САЩ, както и търговските компании за доставка, като UPS или FedEx, осигуряват безплатни опаковъчни материали за някои видове доставки. Използвайте тези безплатни материали вместо потребителски кутии и големи пликове, като използвате етикети, отпечатани с вашето лого за целите на идентификацията и брандирането.
• Пликове за комуникация между офисите: Когато се налага да разпространявате хартиени документи през офиса си, използвайте междуфирмен или междуведомствен плик. Тези пликове са изработени от здрави материали и имат заготовки, където можете да поставите името на лицето, което трябва да прегледа документите. Те са пестелив и личен начин за работа с документи на работното място.

Бакшиш

• Можете да създавате канцеларски материали по заявка в Word или друга програма за текстообработка. Използвайте горни и долни колонтитули, за да запишете желания текст или изображения като фирмени лого и да ги форматирате в стила, който да съответства на вашите печатни материали. Можете да запазите цялата настройка като шаблон, който може да се използва по всяко време, когато искате да отпечатате нова страница на канцеларски материали. Не забравяйте да заредите принтера с предпочитания от вас вид хартия.