Значението на добрия формат за бизнес писмо
Начинът, по който общувате в професионална среда, говори много за вас още преди първото лично взаимодействие; от простото бизнес писмо, читателят взема подсказки за вашето образование, осъзнаване на стандартните практики и внимание към детайлите. Използвайки стандартен формат, вие предавате чувство за професионализъм и помагате на читателя да се добере до самото съобщение.
формат
Основният формат на бизнес писмото е един и същ в различни индустрии, с няколко варианта за съдържание и стил. Буквата трябва да бъде подравнена на ляво, с едно разстояние с един инчов марж и стандартен размер 11 или 12 точки. Горният ред под бланката трябва да бъде месецът, денят и годината, следвани от един ред и адреса на получателя. Поставете един ред на място след адреса на получателя и използвайте прост, професионален поздрав, последван от двоеточие и друг ред. Всеки следващ параграф трябва да бъде разделен от ред. Вмъкнете един ред след последния абзац, последван от затваряне и запетая; оставете четири реда пространство за вашия подпис и въведете вашето име и заглавие.
професионализъм
Едно добре форматирано писмо придава на читателя незабавно чувство за професионализъм, особено ако е отпечатано на качествена хартия и сгънато спретнато. Тя дава възможност на получателя да знае, че сте отделили време за внимателно изработване на писмо, дори преди да прочете съдържанието. Когато дойде време за проследяване, читателят ще знае къде да търси подходящата информация, като например датата и адреса за връщане.
Комуникационни знания
Когато използвате приетия формат за бизнес писмо, той позволява на читателя да знае, че имате основно разбиране за стандартните практики за бизнес комуникация. Недобре форматираното писмо, от друга страна, изпраща незабавно съобщение до получателя, че нямате познания или разглеждате комуникацията като неформална; В резултат на това съдържанието може да не получи вниманието, което заслужава.
Показва съдържанието
Когато пишете бизнес писмо, вашата основна цел е да получите послание; Дизайнът на самото писмо трябва да изчезне на заден план. Като използвате неправилно оформление на писма, незабавно обръщате внимание на формата, а не на съобщението. Като следвате стандартните насоки за съдържанието на параграфа - въвеждайки вашата точка и предоставяйки незабавна подкрепа - изграждате своя случай бързо и сбито, което улеснява читателя да се съсредоточи върху самото писмо.