Основни цели на изпълнение на рецепционист
Малък бизнес рецепционист прави много повече, отколкото поздравява посетителите във вашия офис или преки входящи телефонни обаждания. Администраторът често се справя с доставките, обработва пощата, поставя изходящи обаждания за мениджъри и се занимава с адвокати. Малките предприятия извличат максимума от своите рецепционисти, като задават текущи задачи за попълване на престой, като например управление на офис консумативи, просто фактуриране, въвеждане на база данни или въвеждане на кореспонденция. Анализ на организационната ви схема и подробна длъжностна характеристика ще ви помогне да извлечете максимума от позицията си на рецепционист.
Направете добро първо впечатление
Вашият рецепционист често е първият човек, с когото вашите клиенти или доставчици имат контакт. Ако тя е дезорганизирана, непозната с персонала или отделите ви или физически ненаситен, тя изпраща съобщение за това как е организирано вашата компания или колко сериозно приемате бизнеса си. Задайте дрес код за рецепциониста си, което би могло да попречи на участието й в облеклото „случайно петък“. Забранява се дъвченето на бюрото й, обяд в рецепцията, възпроизвеждане на музика, докато работите или добавяне на лични декорации към работното й място.
Изискайте от нея да държи десктопа си чист, а компютърният й монитор да е далеч от посетителите. Запознайте рецепциониста си с ключови клиенти и доставчици, така че тя да може да ги накара да се чувстват важни и ценени, като си спомнят имената си, да знаят своите компании и да разберат какво правят или продават.
Осигурете ефикасен трафик
Когато посетителите пристигнат и хората се обадят, рецепционистът не трябва да предполага или да проучва къде се намира вашият персонал. Обучете рецепциониста си да знае точно какво прави компанията, включително основни познания за продукти или услуги, за да разбере кои са ключовите контакти и къде да насочват запитванията. Уверете се, че той знае как е организиран вашият офис, за да може да насочва пакети, поща и запитвания на клиенти или доставчици към правилните хора.
Обучете го така, че той да е запознат с персонала и позициите ви, включително правилните произношения на всякакви необичайни имена. Определете процедури за приемане и подписване на пакети, което е важно не само от гледна точка на ефективността, но и за подобряване на безопасността и намаляване на отговорността.
Подобряване на продуктивността на приемането
Рецепционист може да има значителен престой през деня, ако получавате редки телефонни обаждания и посетители. Позицията на рецепциониста може да подобри производителността на работното ви място чрез работа с една или повече чиновнически функции. Много рецепционисти извършват опростено фактуриране, управляват инвентаризациите, сортират и доставят поща, актуализират уебсайтове, обработват базата данни и кореспонденцията, изпращат имейли от сметките до съответните отдели и водят записи за присъствие. Ръководителите на малкия бизнес, които нямат лични асистенти, често разчитат на рецепционистите, за да дадат на клиентите впечатлението, че имат асистенти, като задават задачи като поставяне на телефонни разговори и задаване на срещи.
Поддържайте офис морал
Рецепционистката на малък бизнес често е „охладител за вода на човек“ в офиса. Повечето служители имат някакъв контакт с рецепционистите ежедневно, а те често се забавляват и обсъждат новините на работното място. Рецепционистката е наясно с плановете за обяд в групата и знае дали някой е донесъл лакомства в стаята за почивка, има рожден ден, става ангажиран или получава промоция.
Тя може да бъде конструктивна в подобряването на морала на компанията или да бъде разрушителна, като разпространява слухове и клюки. Попитайте служителите си за мнението на рецепциониста, за да определите дали тя е положително или отрицателно влияние, когато става въпрос за морал на служителите.