Свързване Vs. Импортиране на файлове в достъпа
Microsoft представи своя продукт за база данни на Access преди около 20 години и той остава популярен поради способността си да свързва и импортира данни от различни източници. Или чрез ODBC, или чрез родните драйвери, Access може да извлича и актуализира данни в Oracle, Sybase, SQL Server и други корпоративни бази данни, редица електронни таблици, XML, плоски файлове и дори някои наследени формати.
Импортирани таблици
Събирането на данни се съхранява в таблици във всички системи за управление на бази данни. Тези таблици могат да съдържат информация за клиенти, продажби, научни наблюдения или почти всичко. Достъпът може да сортира, филтрира и докладва за тези данни само когато знае къде се намират данните и разбира структурата му. В повечето случаи, когато се работи с таблица от друга база данни, има смисъл да се вземе копие от тези данни и да се импортира в собствената ви работна станция. За да импортирате копие от таблица, кликнете върху „Alt“, изберете „Външни данни“, кликнете върху „Импортиране“ и изберете типа данни, които искате да импортирате. Ако данните идват от база данни на предприятието, изберете „Още“. Появява се двойка радио бутони, които питат дали да импортирате или свържете таблицата; изберете опцията за импортиране. Копие от таблицата се появява в текущата база данни.
Свързани таблици
Когато свързва таблици, Access копира само достатъчно информация, за да знае местоположението и структурата на данните. Всички допълнения, актуализации и изтривания, направени в свързаната таблица за достъп, променят данните, намерени в оригиналните източници на данни. Това може да бъде както добро, така и лошо в зависимост от това, което Access прави с данните. Ако искането е да се променят кредитните лимити в съответствие с новите бизнес политики, например, това е добро, но ако някой случайно изтрие клиентите, това може да бъде катастрофално. Когато свързвате таблици, не забравяйте, че това са живи данни. За да свържете таблица, следвайте същите стъпки за импортиране, но изберете опцията за връзка, когато се появи.
Кога да импортирате
Когато се съмнявате, внасяйте. Почти винаги е по-добре да се работи с копие на данните, а не с оригинала. Някои ситуации, при които вносът е най-добрият избор, включват следното: когато се изпълняват запитвания, доклади или анализи; при извличане на данни от текстови файлове или стари данни; при тестване на нови форми; и когато експериментирате с непознати функции за достъп.
Кога да се свърже
Има моменти, когато е уместно да се свържат таблици, като например, когато живите данни трябва да бъдат модифицирани, когато се отчитат или анализират данните до минута, при изграждането на интерактивни приложения и при създаването на приложения за достъп. За последното, разделете програмата на две бази данни, тази, която съдържа формулярите, отчетите, запитванията и кода и тази, която съдържа данните. По този начин, няколко души могат да използват приложението, споделяйки данните между тях.