Спестяване на работна ръка от управлението на проекти

Като собственик на малък бизнес, можете да изпълнявате много кратки, прости задачи в движение, като например въвеждане на запис в блог, свързване с клиент или подреждане на запасите на рафтове. Въпреки това, дългосрочни проекти, като например разработване на уебсайт, или такива, включващи служители и изпълнители, като например разработване на маркетингова кампания, могат да отделят твърде много време и работна ръка, освен ако не използвате управлението на проекти за планиране.

Недостатъци по време на полет

Ако работите по дългосрочни проекти без управление на проекти, няма да имате представа дали имате достатъчно ресурси, за да завършите работата по график. Вместо това, като краен срок, може да решите да работите повече часове, да назначите повече служители и да наемете външни консултанти, за да изпълнят вашите обещания навреме. Това може да губи пари заради допълнителните разходи за извънреден труд и консултанти и да причинява ненужен стрес за вас и вашите служители заради допълнителната работа. И единственият път, когато знаете дали сте успешни, е, когато пристигне крайният срок. Това може да раздразни и загуби клиентите, които зависят от проекта.

Управление на проекти

Управлението на проекти използва или софтуер, или ръчни техники, за да разбие един проект на измерими цели. Парите, материалите, служителите и другите ресурси се планират на времева линия. Можете да измерите действителното използване на ресурсите в определен ден в сравнение с планираното разпределение, за да определите дали вашият проект е по-рано от графика и по бюджета, зад графика и над бюджета, или точно там, където трябва да бъде. Коригирането на ресурсите, използвани в дадена времева линия, често означава или удължаване или съкращаване на зависимите ресурси в следващите времеви редове, което се отразява на това дали достигате целта си навреме и в бюджета. Честите корекции могат да показват, че първоначалният план на проекта е бил прекалено оптимистичен или песимистичен.

Измервания на работната сила

При управлението на проекти служителите, изпълнителите или другите човешки ресурси обикновено се разбиват на стъпки, известни като човекочаси. Това представлява количеството работа, извършено от обикновен човек за един час. Планирането на проекти ви дава възможност предварително да определите дали имате достатъчно хора и време и да разпределите съответните ресурси.

пример

Например, приемете, че обещавате доклад на клиент за една седмица. Вашата техника за управление на проекти определя, че ще са необходими 48 човекочаса за писане на документа. По този начин предварително знаете, че трябва да работите извънредно, за да постигнете тази цел по график, защото една седмица има само 40 часа на пълно работно време. Можете също така да решите да работите 40 часа по доклада и да наемете консултант на непълен работен ден, който да предостави останалите осем часа. Или ако имате друга работа, насрочена за седмицата, можете да наемете двама служители на непълно работно време, които да работят по осем часа на ден за три дни. Двама изпълнители, които работят на пълен осемчасов работен ден, произвеждат 16 човекочаса на ден. Разделянето на изискваните 48 часа с 16 човекочаса се равнява на три осемчасов ден, което е повече от достатъчно време за завършване на доклада.