Какво е бюджетно разпределение?
Бюджетните разпределения са неразделна част от годишния финансов план или бюджет на всички организации. Те посочват нивото на ресурсите, които организацията поема към отдел или програма. Без ограничения за разпределение, разходите могат да надхвърлят приходите и да доведат до финансови недостатъци. Всеки, който работи с бюджети, трябва да разбере как се използват и ограниченията, които предоставят.
дефиниция
Бюджетът е финансов план, използван за оценка на приходите и разходите за определен период от време. Това е инструмент за управление и планиране, а не само счетоводен документ. Тя подпомага разпределението на ресурсите. Бюджетното разпределение е размерът на средствата, определени за всеки разходен ред. Тя определя максималния размер на финансирането, което една организация желае да похарчи за дадена позиция или програма, и това е лимит, който не трябва да се надвишава от служителя, упълномощен да таксува разходи по конкретен бюджетен ред.
Разработване на бюджетни средства
Бюджетите обикновено се разработват за 12-месечни периоди. При разработването на бюджет, приходите обикновено се оценяват първо, за да се определи нивото на ресурсите, които ще бъдат налични през следващата бюджетна година. Въз основа на очакваните ресурси, ограниченията за разходите, наричани още бюджетни средства, се разпределят за всяка бюджетна категория. При разработването на бюджетни средства се вземат под внимание всички нужди на организацията и се вземат решения, където най-добре да се разпределят наличните пари.
Разпределение на бюджетните категории
Бюджетите обикновено се разделят на отдели и програмни единици. Това позволява по-лесно идентифициране на ресурсите, разпределени за конкретни програми и функции. Всяка категория може да се състои от няколко бюджетни средства, наричани единични позиции, за специфичните нужди, необходими за подпомагане на програмата или цялостната работа на отдела.
Коригиране на бюджетните разпределения
Бюджетните средства не винаги могат да бъдат достатъчно оценени. Това може да стане, когато адекватното финансиране за предвидими или повторни разходи не е включено в бюджета. Това може да наложи изменението на бюджета след приемането, за да се отчете дефицитът. Типичните корекции включват прехвърляне на средства от други категории на разпределение или от излишъка на организацията, понякога наричани спестявания. Точно както оценките за бюджетното разпределение могат да бъдат недостатъчни, приходите могат да бъдат подценени. Това може да се случи, ако спадът в икономиката се случи след приемането на бюджета, което ще навреди на потоците от приходи. Недостатъчните приходи може да наложат необходимостта от намаляване на бюджетните средства, за да не се превишават приходите в края на бюджетната година.
Мониторинг на бюджетните разпределения
Бюджетните средства трябва редовно да се наблюдават, за да се гарантира, че сумите, предвидени в бюджета, са достатъчни за покриване на разходите. Важно е да има система за проследяване за всички поръчки за покупка и сметки. Поръчките за покупка и сметките следва да бъдат редовно съпоставяни с бюджетните средства, за да се гарантира наличието на достатъчно средства за остатъка от бюджетната година.