Кой е най-важният елемент от анализа на нуждите?

Анализът на нуждите или оценката на нуждите може да се проведе на повече от един начин, но всички тези начини споделят една обща точка: Организациите провеждат анализ на нуждите, за да определят как най-добре да използват ограничените ресурси, за да могат да подобрят процесите, без да губят пари или време. Най-важният елемент от анализа на нуждите е да се реши кои нужди имат най-висок приоритет.

Анализ на нуждите

Една от най-простите рамки за анализ на нуждите е тристепенната цялостна оценка на потребностите, използвана от Министерството на образованието на САЩ. Този метод определя "нужда" като разликата между начина, по който са нещата, и начина, по който те трябва да бъдат. Първият етап в процеса е да се определят фактите за текущата ситуация и да се определят областите за потенциално подобрение. Вторият етап е да се идентифицират потребностите чрез събиране на информация. Третият етап е да се определят нуждите и да се изготви план за справяне с тях. Например, един бизнес може да заключи, че доставките понастоящем заемат средно пет дни - скорост, която може да не е конкурентна. Ако изследванията показват, че конкурентите усредняват тридневни доставки, това е разликата между начина, по който са нещата и начина, по който те трябва да бъдат. Компанията трябва да намали времето за доставка с най-малко два дни, за да остане конкурентоспособна.

Множество нужди

Анализът на нуждите рядко ще разкрие само една нужда. В реалния свят множество заинтересовани страни имат множество нужди. Някои от тези нужди ще се оценяват по-силно от други. Например, неправителствена организация, която се стреми да намали броя на непълнолетните, може да се консултира с младите хора, за да разбере какви са техните нужди, но е малко вероятно организацията да оцени нуждата на хората от тази демографска група за социализация и развлечения в близост до необходимостта от намаляване на смъртните случаи, причинени от пиянство. Бизнес с множество отдели и проекти може да открие, че всяка група в организацията има свои собствени нужди и приоритети. Често е невъзможно да се отговори на всички нужди еднакво, така че анализът на нуждите трябва да определи кои нужди имат най-висок приоритет, когато не е очевиден веднага.

Последствия и критичност

Основният фактор, който определя приоритета на необходимостта, е колко критични ще бъдат последствията, ако не бъде изпълнена нуждата. Ако една компания се опитва да съкрати сроковете за доставка с два дни, за да остане конкурентоспособна, последствията от това не биха могли да бъдат загубата на всички клиенти към по-ефективни конкуренти. Една скала от една до пет, загубата на всички клиенти със сигурност ще оцени пет. Ако мениджърът на корабния отдел по-скоро откаже, отколкото да промени процесите, които познава, загубата на опитен мениджър на товари също е последствие. Въпреки това, в сравнение с загубата на всички клиенти, това последствие може да оцени само две от пет. Подобряването на времето за доставка е по-висок приоритет.

Трудност при корекцията

Крайният определящ фактор за това кои нужди имат най-висок приоритет е колко трудно би било да се реши проблемът. Ако и двамата се нуждаят и от двама от пет, но един може да бъде решен с проста промяна на процеса, а другата може да бъде разрешена само чрез закупуване на скъпо ново оборудване, нуждата, която може да бъде разрешена бързо и лесно, има по-висок приоритет. За да извлечете максимума от анализа на нуждите, нулирайте всичко, което е най-критично, и поправете най-лесно най-лесно, преди да се опитате да се справите с нещо по-трудно.