Какво прави участник в лоша среща?

Срещата може да бъде изключително продуктивно събитие, където се вземат решения и се постига консенсус. Или може да се задържи с часове, като постига малко, освен да изпробва търпението на всички. Солидното лидерство играе основна роля в успеха на срещата. Внимателното планиране предварително и контролът върху обмена на идеи по време на срещата са жизненоважни. Но много зависи и от сътрудничеството на присъстващите. Докато добрите участници в срещата могат да направят чудеса за усъвършенстване на дневния ред, лошите участници могат да спрат срещата. Научете се да разпознавате трудните участници, за да можете да ги отклоните, преди да подкопаят следващата ви среща.

Липса на подготовка

Продуктивните срещи често започват предварително, като се разпределя дневен ред, който разпределя ролите на участниците. Лицата, които планират срещата, могат да поискат от участниците да се запознаят с даден проблем, да намерят решение на даден проблем или да завършат дадена задача и да докладват за резултатите. Участниците, които не успеят да следват, ще направят срещата по-малко продуктивна, в най-добрия случай. В най-лошия случай те могат да създадат пречки, които да пречат на срещата да постигне целта си.

Отправя се от дневния ред

Срещите трябва да бъдат фокусирани и на място, така че всички дискусии подкрепят дневния ред и придвижват групата към завършване на целите на срещата. Лош участник предлага коментари и въпроси, които се отклоняват от дневния ред в неподходящи теми. Такива лица принуждават лидера на събранието непрекъснато да сменя предавките. Резултатът често е непродуктивна среща, където лидерът прекарва по-малко време след дневния ред, отколкото да напомня на участниците намерението на дневния ред.

Провеждане на странични разговори

Участниците, които инициират странични разговори, се отразяват не само на хората, които пряко участват, но и на всеки, който чува или вижда шепота. Често е възможно да се избегне тази ситуация, като се поиска от участниците да говорят само когато са признати, и да се съберат независимо след срещата, за да се свържат с колегите, с които работят.

Използване на телефон или лаптоп

По време на срещите участниците в лошата среща проверяват електронната поща, гласовата поща и друга електронна комуникация. В допълнение към грубостта и потенциала за отвличане на вниманието, причинени от невниманието на такъв участник, също е възможно - и дори вероятно -, че индивидът ще пропусне важна информация. Участниците, които трябва да бъдат достъпни по време на срещите, трябва да бъдат инструктирани да държат телефоните си далеч от погледа си и да напускат помещението тихо, ако настъпи важен разговор.

Липса на подходяща обратна връзка

Участниците в срещата трябва да предоставят обратна информация в подходящото време. Лошите участници мърморят недоволството си по неподходящи начини, като например чрез коментари към други участници или в оплаквания след събрание на колеги. Членовете на персонала трябва да имат възможност за конструктивна критика, било то чрез коментар или сесия с въпроси и отговори преди заседанието да се отложи или чрез последващи действия с ръководител на срещата или старши служител.

Препоръчано